Tájékoztatás a Word fájlokkal kapcsolatban

I. rész - Megnyitás a következővel: Word Online

A maximum 10 MB fájlméretű Word fájlokat közös szerkesztésre Online is megnyithatjuk. További információk: Office online hibakezelés

Ezen a portálon nincs böngésző használati megkötés, javasoljuk az Internet Explorer, a Chrome, a Firefox vagy az Edge böngészők használatát. A Word fájlokat a közvetlen megnyitás helyett érdemes inkább a jobb gomb "Megnyitás a következővel: Word Online" menüponttal menyitni. Ezzel a menüponttal a dokumentum közös, akár több felhasználóval egy időben történő szerkesztése is lehetséges. Az online szerkesztés első használata alkalmával a felhasználói fiókjához tartozó egyes beállítások véglegesítése 5-10 másodpercet is igénybe vehet.

1. Jobb egérgomb
2. Megnyitás a következővel: Word Online

Az ilyen módon megnyitott Word fájl új böngésző fülben nyílik meg. A cellák tartalmában, vagy bármely formázásban történő módosítás alkalmával a rendszer minden módosításkor automatikus mentést készít. A dokumentum bezárását a böngésző fül bezárásával kezdeményezhetjük. Ha mégsem új fülben nyitottuk meg a fájlt, a böngésző vissza gombjával léphetünk ki a Word Online alkalmazásból.

Szerkesztésre (és egyben közös szerkesztésre) megnyitott Word teszt állomány:

"Fájl" menüpont a bal felső menüpontban:

A "Fájl" menüpontban lévő "Mentés másként" menüpont. Itt is elérhető a megnyitás a számítógépre telepített Word segítségével. Ez utóbbi lehetőségről lejjebb görgetve, a tájékoztató oldal II. részben adunk tájékoztatást.

A "Mentés másként" menüben elérhető lehetőségek közül a mentés másként menüvel a meglévő Word fájl mellé egy másolatot menthetünk más néven. Az átnevezéssel a megnyitott dokumentumnak adhatunk másik elnevezést. A másolat letöltése menüponttal a portálról a sajátgépre tölthetünk le egy másolatot a szerkesztésre megnyitott Word fájlból. Megtehetjük, hogy PDF formátumban vagy ODT (OpenOffice dokumentum) formátumban készítünk egy mentést a Word dokumentumról.

A Word Online minden módosításkor automatikusan mentést készít, erről a "Mentés másként" menü legalsó sorában látható a tájékoztatás.

A dokumentum bezárása és visszatérés a mappába (módosítás esetén mentést is készít).

II. rész - Megnyitás a következővel: Word

Amennyiben a közös, egy időben történő Word dokumentum szerkesztés lehetőségét szeretnék használni, javasoljuk inkább az I. részben ismertetett Word Online megnyitási módot. A számítógépekre telepített eltérő Word verziók, valamint az eltérő alap operációs rendszerek felhasználása miatt a Word Online nélküli megnyitáskor nem garantált a közös szerkesztés működése. A Word fájlokat a közvetlenül a bal egérgombbal való kattintással a Chrome és Firefox böngészők egyből az I. részben bemutatott Word Online webes alaklamzással nyitják meg, az Internet Explorer a sajátgépre telepített Word alaklamzást nyitja meg. A sajátgépre telepített Word 2016 vagy későbbi változattal megnyitva így is elérhető a közös szerkesztés. Ha mindenképp a sajátgépre telepített Word programmal nyitnánk meg a dokumentumot, a "Megnyitás a következővel: Word" menüpontot kiválasztva a sajátgépre telepített Word nyitja meg.

1. Jobb egérgomb
2. Megnyitás a következővel: Word

Előfordulhat, hogy a böngésző figyelmeztet minket a fájl megnyitásáról, a következő kép a további teendőkről tájékoztat.

A fájl interenetes hálózatból való megnyitása esetén még egy vagy két alkalommal (függően a fájl tartalmától és adatforrásaitól) ismételt felhasználói név és jelszó azonosítást kér. Ezúttal ez az Office alkalmazás bejelentkezése a portál kiszolgálóra. Erre azért van szükség, mert a portálon lévő fájlt most már nem a böngészőbe történt bejelentkezéssel szerkesztjük.

A Word alkalmazásban megnyitott dokumentum olvasási nézetben nyílik meg, ezért nyomjuk meg a "Dokumentum szerkesztése" gombot az információs sávban a következő kép szerint.

A kész dokumenumot inkább a sajátgépre mentsük a "Mentés másként" menüpont használatával, majd ezt követően töltsük fel a portálra. Így elkerülhetjük az Office fájl feltöltő által okozott esetleges szükségtelen várakozást. A fájlok feltöltésével és a portál dokumentumtárak kezelésével kapcsolatban önálló tájékoztató dokumentumot adtunk ki "Az Internet felől is elérhető SharePoint dokumentumtárak - segédlet" címmel.

A mentés helyének kiválasztása lépésnél elsőként a bal menüből keressük ki a "Sajátgép" vagy "Ez a gép" alá tartozó lehetséges mappákat, ez után adjuk meg a fájl nevét, majd kattintsunk a mentés gombra.

III. rész - Fájl közvetlen elérhetőségének másolása és küldése

A következő látható módon egy adott fájl után elérhető "..." gyorsmenüre bal egérgombbal kattitva (1. nyíl ábra) egy felugró menü jelenik meg a fájl előnézetével és további menüpontokkal. A 2. nyíllal jelölt információs sávban lévő hivatkozást kijelölhetjük, majd a CTRL + C billentyűparancs segítségével a vágólapra másolhatjuk. Így lehetőségünk van a fájl közvetlen hivatkozását elektronikus levélbe beillesztve továbbküldeni (CTRL + V). A fájl közvetlen hivatkozását csak azoknak a címzetteknek érdemes megküldenünk, akikről tudjuk, hogy legalább olvasási hozzáféréssel rendelkeznek az adott dokumentumtárra vagy mappára.

A gyorsmenüben lévő "MEGOSZTÁS" lehetőség a portálon nem elérhető, mert a hozzáféréseket jogosultsági szerepkörökkel és jogosultsági csoportokkal kezeljük.

Portál segédletek főmenü